Citar a una reunión laboral no es sinónimo de improvisar. Estas son las 7 tareas que debe tener en cuenta de antemano para que sea productiva.
1 – Manténgala acotada
Invite solo a personas que están directamente involucradas con la cuestión por discutir.
2 – Distribuya un temario
Resuma al principio de la reunión los temas por tratar y los objetivos por lograr. Luego, deténgase en cada punto del temario.
3 – Mantenga el curso
La tarea como presidente es canalizar el flujo de ideas. No permita que la discusión se desvíe. Si hay seis puntos en el temario y se dispone de una hora, insista en que la discusión se desplace a un nuevo punto cada 10 minutos.
4 – Levante acta de la discusión
Designe a alguien que tome nota (usted no puede presidir y tomar nota al mismo tiempo de manera eficaz). Asegúrese de que todas las acciones consten en acta.
5- Hágala breve
Cuanto más se extienda la reunión, menos productiva será. No pretenda cubrir mucho de golpe. Es mejor tener otra reunión más adelante.
6 – La sincronización es crucial
Evite organizar reuniones temprano a la mañana, cuando todos están ocupados, o muy tarde, cuando los niveles de energía se desvanecen.
7 – No permita los monólogos
No se debe permitir que una sola persona domine la discusión, en especial usted. Asegúrese de que todos den su opinión.
