Todos tenemos la misma cantidad de tiempo para organizar nuestro trabajo y nuestras cosas cotidianas de la vida. ¿Por qué algunas personas logran más en el mismo tiempo que otras?
¿Por qué necesitan algunas siempre más que 8 horas para terminar su trabajo, mientras que otras sí pueden hacer todo en el tiempo asignado?
Las diferentes teorías sobre el manejo de los tiempos nos enseñan que las diferencias en eficiencia y eficacia entre personas existen por la manera en que usamos el tiempo dado a cada ítem. Mejor dicho, el manejo de tiempos no se trata exactamente del manejo de tiempos, sino del manejo de nosotros mismos: es nuestra organización personal que determina cuánto podemos hacer en un determinado lapso del tiempo. Al fin y al cabo, son nuestras propias decisiones que causan un déficit o un superávit de tiempo. Tratamos el manejo del tiempo en dos dimensiones: el manejo de mi propio tiempo (planificación y organización personal) y el manejo de mi tiempo en interacción con otras personas.
Aquí les vamos a brindar una serie de consejos que nos ayudarán a optimizar los espacios temporales.
PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN PERSONAL
Los asuntos urgentes e importantes La base de nuestras decisiones en el trabajo (y también fuera del área laboral) son nuestras responsabilidades. Una tarea dentro de ellas por definición es más importante que una tarea fuera de ellas. En el trabajo, nuestras responsabilidades deben estar puestas en la descripción de nuestra función. Ésta, entonces, es la base de la toma de decisiones para la planificación y organización personal.
Importantes son las tareas que desde el inicio tienen relevancia y se pueden volver urgentes si no las tratamos. Por lo general, las tareas importantes son las que generan beneficios o costos. Las tareas urgentes se caracterizan por una fecha tope cerca, y a veces no real (¿se necesita responder el teléfono o el correo electrónico de manera inmediata?). Algunos estudios han indicado que la mayor parte de la gente gasta el 80% de su tiempo en asuntos urgentes, ya sean importantes (40%) o no (40%) y solo 20% de su tiempo en los asuntos sin urgencia, importantes (15%) o no (5%). La tarea es bajar el 40% que gastamos en asuntos urgentes pero no importantes y subir el porcentaje que gastamos en asuntos importantes pero no todavía urgentes.
¿Cómo? Por ejemplo:
- Una buena planificación de objetivos y prioridades
- Usar el principio del frasco de pepinos (ver abajo)
- Delegar tareas
- Decir “No”
- Organizar y manejar bien las reuniones de trabajo
- Usar bien los medios de comunicación (correo electrónico, teléfono)
Planificación
Para una buena planificación personal, tenemos que definir nuestros objetivos a largo plazo (por ejemplo un año), después a mediano plazo (por ejemplo un mes) y a corto plazo (por ejemplo una semana o un día). La relación entre los objetivos a los diferentes plazos es más importante que la duración de cada plazo. Nuestras prioridades determinan como planificamos nuestros objetivos a mediano y corto plazo, dentro del marco de los objetivos a largo plazo, las prioridades dependen de nuestra evaluación de los objetivos en cuanto a, por ejemplo:
- Relevancia (relación con nuestras responsabilidades)
- Ganancias’ previstas o ‘pérdidas’ evitadas
- Riesgo de que se vuelva la tarea urgente
- Coordinación con las tareas de los colegas.
- Expectativas de los clientes y otros involucrados.
Por supuesto, nuestros objetivos tienen que ser concretos, o sea medibles y controlables en el tiempo. En otras palabras: específicos, medibles, alcanzables, realistas y definidos en el tiempo.
El principio del frasco de pepinos
Aparte de cualificar nuestras tareas en base de importancia y urgencia, está el principio del frasco de pepinos para planificar nuestros trabajos a corto plazo (un día, una semana). Tomemos un frasco de pepinos vacío y lo vamos a llenar con piedras, piedritas, arena y agua. Empezamos con las piedras grandes y calculamos que entran unas cuatro en el frasco. No cabe ni una piedra más, pero sí podemos añadir piedritas más chicas hasta que se llene el espacio entre las piedras. Después todavía sobra espacio para poner una cantidad de arena y luego, cuando el frasco ya se ve lleno, podemos además agregar un poco de agua. El punto es claro, si hubiéramos empezado a llenar el frasco con agua, no hubiéramos podido poner la arena, ni las piedras pequeñas ni las grandes. Esta analogía nos explica que tenemos que empezar a llenar nuestro día con las grandes prioridades (planificadas), o sea las tareas importantes que no son todavía urgentes. Después programamos asuntos menos grandes o menos importantes, para que al final nos quede tiempo para hacer llamadas y responder a los correos electrónicos.
